#развитие_личных_навыков
Советы по тайм-менеджменту

Как все успевать?

Павел Орлов, коуч по тайм-менеджменту, НЛП-практик

Как все успевать, когда в сутках всего 24 часа? Думаю, ответ на этот вопрос важен для многих. Но начнем с главного: можем ли мы управлять временем, ведь оно течет независимо от нас, и его нельзя замедлить или остановить. Получается, что нет.

Тогда, что под нашим контролем?

Отвечу словами Тони Шварца: «Все наше управление временем — это управление нашей энергией». А раз так, то на первом месте уже не вопрос времени, ведь его у всех одинаковое количество. Значит, в первую очередь важно:

  • на чем вы сфокусированы (где внимание, туда идет энергия);

  • на что вы тратите свою энергию (где энергия, там действия и результаты).
Чувствуете разницу? Акцент сместился с нехватки времени в вашу сторону. Если у вас не хватает временем, значит, ваше внимание и энергия направлены совершенно на другие вещи. Итак, мы разобрались, что временем управлять не получится, тогда с чего стоит начать?
Первый шаг — защитить свое время

Если вы не делаете этого, им очень быстро начинают пользоваться другие люди. Уверен, что вы замечали, как время уходит на чужие цели и просьбы, когда кто-то пытается переложить свои проблемы на вас.

Особенно это касается отвлечений: позвонил телефон, пришло сообщение, подошел коллега, на глаза попался интересный ролик — вы тут же отвлекаетесь. Такие переключения сжигают много времени и энергии, в результате чего вы мало успеваете.

Но подумайте о том, что вы не обязаны отвечать на звонок и сообщение сразу же: если это отвлекает от работы, ответите позже. Иначе получается, что любой человек может когда угодно нажать на кнопку, и вы тут же все бросаете и выполняете команду. Возьмите за правило, начиная важное дело, отключать все, что может от него отвлекать. А если кто-то подошел поболтать, предложите ему сделать это в перерыве или после работы.
Второй шаг — начать с главного

Когда у вас больше всего энергии и голова работает быстрее? Кто сказал с утра, тому пятерка.

Год назад я прочитал пост успешной писательницы и автора нескольких бестселлеров Джессики Броди. В нем она рассказывала, как находить время и писать по 4+ книги в год.

Секрет Джессики прост — дело не в наличии свободного времени, а в расстановке приоритетов. Если приоритет — писать, то и день должен начинаться с написания книги, а все остальное — после.

Наш мозг похож на компьютер: чем больше запущено программ, тем медленнее он работает. Утром вы просыпаетесь с чистым и готовым к работе «устройством», но с каждым просмотром Instagram, почты, сообщений запускаете новые «программы» в своем мозге.

С чего вы начинаете день, то и объявляете самым главным для себя (и Вселенной). И вряд ли это чужая жизнь в Instagram, новости или малозначимые для ваших целей дела. Потому определите для себя, что сейчас для вас в приоритете — и начинайте день с этого.

Идем дальше?
Третий шаг — соблюдать принцип конвейера

В свое время Томас Форд увеличил производство машин, внедрив конвейеры на заводе. И если раньше один автомобиль полностью собирала бригада, то Форд все изменил: сборку машины разбили на множество участков. В итоге:

  • колеса устанавливали одни работники;

  • капоты на следующем участке устанавливали другие;

  • лобовые стекла на третьем ставили следующие и т. д.
Каждый рабочий выполнял однотипную задачу и не переключался на другие дела. То же самое можете сделать и вы: объедините однотипные задачи в блоки и выполняйте их вместе. Например, час утром и вечером выделите на звонки и почту, время с 10.00 до 13.00 пятницы — на отчетность. То есть не перемешивайте разные задачи: это поможет вам быстрее с ними расправляться.

Четвертый шаг — не откладывать на потом

Всегда есть дела, которые вы откладываете до последнего. В результате планы срываются, и со стороны кажется, что у вас не хватает времени. Почему так происходит?

Раньше я думал, что причина — в неумении правильно организовать его. Но нет: все намного интереснее. Проблема в эмоциях, ведь каждое дело вызывает у вас эмоции, независимо от того, осознаете вы это или нет.

Согласитесь: вы редко медлите с тем, что вам приносит удовольствие или радость. Чаще это происходит, когда вы испытываете скуку, напряжение, беспокойство, обиду. Если не углубляться в дебри, то ваш мозг таким образом пытается избежать плохих эмоций и переживаний. Поэтому самое простое решение — разобраться, какие эмоции стоят за вашим списком дел на день.

Для начала напишите задачи на сегодня, ок? Затем напротив каждой запишите, какую эмоцию она вызывает. Например:

  • позвонить клиенту: напряжение (вы просрочили подготовку отчета на 2 дня);

  • выбрать отель для отдыха: подавлены (слишком много вариантов и предложений);

  • запустить новый продукт: растерянность, сомнения (вам непонятно, как это сделать);

  • закупить дорогое оборудование на производство: неуверенность (боитесь, что не окупится, не будет достаточно заказов, попадется некачественное оборудование).
Чувствуете, как теперь ситуация прояснилась? Стало понятно, чего вы избегаете. Остался последний шаг — помочь себе изменить отношение к задачам и снизить влияние эмоций.
«Главное, на что стоит обратить внимание при распределении времени, — это наличие у вас внутренних ресурсов для выполнения той или иной задачи. Ведь прокрастинация не означает, что вы просто лентяй. Если вы все время откладываете задачу, значит отсутствуют ресурсы для ее реализации, и срабатывает защитный механизм организма.

Как только вы поймете, где взять ресурсы и энергию, сама задача перестанет казаться масштабной и невыполнимой. Поэтому главный мой совет — не забывать качественно отдыхать: важно не просто полежать на диване, а сделать то, что лично вам по-настоящему приносит удовольствие. Только полноценный отдых позволит сохранить баланс внутренних ресурсов, благодаря чему появятся силы и энергия для выполнения любых задач.

Например, переключиться с работы на отдых мне помогает йога в гамаках, где часть занятия проходит в медитации, часть — в зависании в гамаке вниз головой. В такие моменты мозг и тело отдыхают, потому что я не думаю о работе или домашних делах. Еще один способ перезагрузиться для меня — выключить телефон и пойти в кинотеатр на какой-то блокбастер. Телефон не разрывается от уведомлений в мессенджерах, и я могу минимум на 2 часа погрузиться в мир иллюзий».



Наталья Телицына
руководитель клиентского сервиса агентства персонального брендинга BAKERS

Вернемся к списку:

  • вы понимаете, что сроки сорваны, но чем дольше откладываете звонок, тем сложнее становится ситуация. Поэтому лучший вариант — позвонить сейчас и снять напряжение;

  • ⠀на выбор отеля не хочется тратить полдня. Значит, надо сузить поиск: определить требования к отелю, местоположение и бюджет. Если совсем лень — обратиться в турагентство;

  • запуск нового продукта: здесь можете проработать детально план запуска, проконсультироваться со специалистом, собрать больше информации по теме;

  • дорогое оборудование: решить вопрос с минимальным необходимым количеством заказов, тщательно разобраться в нюансах оборудования.
Попробуйте записать эмоции, которые вызывает каждое дело, и тогда увидите, что заставляет вас медлить: останется только разобраться с причиной.

Попробуйте записать эмоции, которые вызывает каждое дело, и тогда увидите, что заставляет вас медлить: останется только разобраться с причиной.

Если вы внедрите хотя бы эти 4 простых шага, будете успевать намного больше, чем раньше. А у кого остались вопросы, пишите: буду рад помочь.
Другие статьи по хэштегу #развитие_личных_навыков