Мы живем в полной уверенности, что многозадачность — это суперсила, причем исключительно женская. Об этом постоянно рассказывают СМИ, блогеры и ученые. Восемь лет назад в масштабном гендерном исследовании 80% опрошенных из разных стран заявили, что именно женщины способны делать несколько дел одновременно. Например, одной рукой варить суп, другой — писать ТЗ дизайнеру, а параллельно проверять у ребенка уроки.

Однако работая в таком режиме, рано или поздно мы начинаем ловить себя на неэффективности. Например, когда совещания затягиваются из-за того, что вы одновременно слушаете подчиненных и отвечаете на почту или мессенджеры. Дело в том, что человеческий мозг вообще не приспособлен к той самой многозадачности, и различий между женщинами и мужчинами тут нет. Это научно доказанный факт.

Так, в эксперименте, который проводили немецкие ученые, мужчин и женщин разделили на две равные группы и предложили им одновременно выполнять задачи на счет и логику. Обе группы справились одинаково плохо. Похожее исследование провели нейробиологи из Гарвардского университета, но они пошли еще дальше: попросили участников и участниц надеть 3D-очки и быстро переключаться между делами в виртуальном пространстве: переговорная, кухня, гостиная. Это тоже не удалось практически никому.

Тэтчер Вайн, автор книги «Двенадцать монозадач. Делай одно дело, чтобы делать его лучше», рассказывает, как именно многозадачность вредит нашему мозгу и продуктивности. Он отмечает, что стремление выполнить сразу несколько дел приводит к таким последствиям:

• зашкаливает уровень стресса, а надпочечники работают на пределе возможностей;
• совершается больше ошибок и дольше выполняется каждая задача;
• возникает чувство истощения и выгорания в конце дня, а на следующее утро человек приступает к работе с еще меньшим энтузиазмом;
• забываются важные детали;
• перестают приносить удовольствие отношения с близкими и хобби: они воспринимаются как очередная задача в workflow.

Доказано, что многозадачность повышает риск развития депрессии и тревожности, вредит карьере и бизнес-показателям, потому что продуктивность работы неминуемо снижается.

1. Начните с малого

Мозгу действительно понадобится время, чтобы перестроиться на новый режим. Отследите, сколько сейчас вы проводите за одной задачей: возможно, 10 или 15 минут. Поставьте цель удлинить эти сессии до 20—25 минут. Хорошо работает известная техника «помодоро»: 25 минут работы — пять минут отдыха. Ставьте таймер, чтобы лучше отслеживать время. После недели такой работы попробуйте посвящать одной задаче чуть больше — например, 30—40 минут.

2. Составьте трек задач

Каждый день записывайте свои дела в порядке приоритетов и планируйте день так, чтобы самые сложные задачи приходились на время вашей большей продуктивности. У кого-то это раннее утро, у кого-то — послеобеденные часы. Мелкие задачи — например, просмотр соцсетей и ответы на письма, можно объединять в кластеры. Обязательно вычеркивайте задачи в списке по мере их выполнения: так вы будете получать то самое дофаминовое подкрепление. Проще говоря, чувство выполненного долга.

3. Уберите лишнее

Постарайтесь устранить все отвлекающие факторы на то время, что вы занимаетесь определенной задачей. Например, выключите уведомления на телефоне или переведите его в авиарежим, предупредите коллег, что в ближайшие 30—60 минут вы будете заняты. Не планируйте на это время доставки, не начинайте заниматься стиркой или готовкой, если вы работаете из дома. Планируйте дела в календаре и перекрывайте в расписании время, нужное на их выполнение: это отлично работает.

4. Определите перспективу

Многие задачи теряют смысл, когда мы перестаем понимать, зачем вообще их выполняем. Полезно составить план и разделить дела на группы: бизнес, личное развитие, семья и так далее. Если вы руководитель, определите четкие KPI для каждого сотрудника и отдела, а также стратегию компании на ближайшие месяцы. Большинство рабочих задач будут привязаны к этим показателям, это даст дополнительную мотивацию и стимул концентрироваться на важном.

5. Меняйте корпоративную культуру

СЕО может помочь своим сотрудникам научиться многозадачности. Для этого нужно упорядочить рабочие процессы, сократить количество хаотичных (и необязательных) совещаний и встреч. Пользуйтесь программами для таск-менеджмента, переносите обсуждения в рабочие чаты — так команда будет меньше отвлекаться и выпадать из графика. Четко сформулируйте коллегам свои ожидания: на какие сообщения и письма вы ждете быстрого ответа, а какие можно отработать в течение дня. В некоторых компаниях действует правило тихих пятниц — без планерок и полностью посвященных вдумчивой личной работе каждого.

6. Учитесь концентрации

Это мышца, которую действительно можно натренировать. Помогут практики mindfulness — йога, медитации, глубокое дыхание. Есть и другие приемы и упражнения для осознанности и фокусировки. Например, сканирование собственного тела и отслеживание ощущений в каждой его точке. Есть отличные приложения с игровой механикой, которую все мы так любим: они генерируют картины природы, «выращивают» деревья, пока вы концентрируетесь на одной задаче.

7. Отдыхайте

Многозадачность не сработает, если вы не дадите себе время на расслабление и полное переключение — и да, это тоже нужно спланировать. Выделите в течение дня время, пусть небольшое, без компьютера, планов и задач. И обязательно «закройте» его в календаре! Эти минуты наедине с собой позволяют по-настоящему перезагрузиться и найти силы для того, чтобы потом погрузиться в дела.

Кажется, что современные реалии требуют многозадачности, но в действительности концентрация на одном деле более эффективна. Освоив искусство монозадачности, вы снизите уровень стресса, улучшите бизнес-показатели и будете получать больше удовольствия от работы и жизни.